Comparatif
Milliema ou un logiciel de syndic de copropriété, que choisir
Beaucoup de bureaux d’association syndicale libre essaient d’abord un logiciel de syndic, parce que c’est l’outil que l’on trouve en cherchant gestion des charges. Le calcul fonctionne, mais le cadre juridique ne correspond pas : la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas aux associations syndicales libres, et les tantièmes de copropriété ne sont pas la clé écrite dans vos statuts. Voici où l’écart se fait sentir.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Milliema | le logiciel de syndic de copropriété |
|---|---|---|
| Régime juridique suivi | Ordonnance du 1er juillet 2004 et décret du 3 mai 2006 | Loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété |
| Base de répartition | Clé des statuts, part fixe plus part variable, surface pondérée | Tantièmes issus de l’état descriptif de division |
| Sous clés par équipement | Voirie, portail, bassin de rétention, sur les seuls lots desservis | Clés de charges spéciales, pensées pour un immeuble |
| Documents produits | Appels de cotisation d’association syndicale | Appels de charges et annexes comptables normalisées |
| Diagnostic statutaire | Douze points de contrôle sur la conformité à l’ordonnance de 2004 | Absent, hors du périmètre de la copropriété |
| Assemblée générale | Délais et majorités fixés par vos statuts | Majorités légales de la copropriété |
| Vente d’un lot | Prorata à la date de l’acte et fiche d’information au notaire | Modèles calés sur les formalités de la copropriété |
| Recouvrement | Escalier horodaté et dossier constitué pour l’avocat | Procédures spécifiques au recouvrement de charges |
| Vocabulaire de l’interface | Coloti, lot, cahier des charges, clé statutaire | Copropriétaire, lot, règlement de copropriété, tantièmes |
| Ce qu’il faut ignorer à l’usage | Rien, l’outil ne traite que le régime des ASL | Une part notable des écrans et des états |
Deux régimes différents, deux logiques de répartition
Dans une copropriété, la répartition découle des tantièmes portés à l’état descriptif de division et le régime est fixé par la loi. Dans un lotissement géré en association syndicale libre, la répartition découle de la clause que les fondateurs ont écrite dans les statuts, et cette clause peut prendre à peu près n’importe quelle forme : part fixe par lot, part variable à la surface pondérée, sous clé limitée aux lots desservis par un ouvrage, répartition du bassin de rétention à la surface imperméabilisée.
Un logiciel de syndic sait gérer des clés de charges spéciales, mais il les pense pour un immeuble, avec des escaliers et des ascenseurs. Il vous demandera un état descriptif de division que vous n’avez pas, et proposera des annexes comptables normalisées dont personne ne vous demandera jamais la production. Le résultat n’est pas faux, il est simplement encombré : vous passez votre temps à traduire votre situation dans un vocabulaire qui n’est pas le vôtre.
Le point que le logiciel de copropriété ne couvre jamais
Le risque majeur d’une association syndicale libre n’est pas comptable, il est statutaire. Les associations constituées avant le nouveau régime devaient mettre leurs statuts en conformité avec l’ordonnance du 1er juillet 2004 dans les deux ans suivant la publication du décret du 3 mai 2006. Sans cette mise en conformité déclarée, l’action en justice de l’association est exposée à l’irrecevabilité, y compris pour recouvrer une cotisation impayée de quelques centaines d’euros.
Aucun outil de copropriété ne traite ce point, parce qu’il n’existe pas dans son cadre. C’est pourtant celui qui décide du sort de vos impayés. Un diagnostic en douze points compare vos statuts déposés aux exigences du texte, objet, périmètre, liste des immeubles, organes, règles de convocation, conditions de distraction, et sort la liste des clauses manquantes avec le projet de résolution à joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale.
Ce que change le vocabulaire au quotidien
Un détail apparent pèse lourd sur des bénévoles : les mots affichés à l’écran. Quand l’interface parle de coloti, de lot, de cahier des charges et de clé statutaire, un trésorier qui prend le poste retrouve immédiatement les termes de ses propres documents. Quand elle parle de copropriétaires, de règlement de copropriété et de tantièmes, il doit opérer une traduction mentale à chaque écran, et cette traduction finit toujours par produire une erreur de saisie.
Le même écart se retrouve dans les documents envoyés. Un appel de charges de copropriété adressé à un coloti de lotissement crée immédiatement une question à laquelle le bureau devra répondre, et parfois une contestation de principe en assemblée. Les pièces produites doivent porter le vocabulaire du régime applicable, du courrier de mise en demeure jusqu’à la fiche remise au notaire lors d’une vente de lot. Le notaire, lui, attend le solde du lot, les travaux votés non encore appelés et la référence de publication de l’association au Journal officiel, pas un état daté de copropriété.
Quand l’alternative reste le bon choix
Le logiciel de copropriété est le bon choix si votre ensemble est en réalité une copropriété, avec un règlement de copropriété, un état descriptif de division et des tantièmes, même si l’usage local parle de lotissement. Il l’est aussi lorsqu’une résidence en copropriété gère accessoirement quelques équipements communs et dispose déjà d’un syndic : ajouter un second outil pour une part marginale des charges n’aurait aucun sens.
Le verdict
Ce n’est pas une question de qualité de logiciel mais de régime applicable. Une association syndicale libre n’a ni syndic, ni conseil syndical, ni annexes normalisées, et sa clé est celle de ses statuts. Un outil pensé pour la copropriété fera le calcul, mais il laissera de côté le diagnostic statutaire, c’est à dire précisément ce qui rend vos impayés recouvrables le jour où il faut agir.
Questions frequentes
- Notre lotissement a un règlement de copropriété, sommes nous une ASL ?
- Cela dépend des actes. Un lotissement peut comporter des ensembles bâtis en copropriété tout en étant desservi par une association syndicale libre pour la voirie et les équipements communs. Vérifiez ce que disent les statuts déposés et le cahier des charges : s’il existe une association syndicale libre déclarée, c’est son régime qui s’applique à ses appels de cotisation.
- Peut on tenir une ASL et une copropriété avec le même outil ?
- Milliema ne traite que le régime des associations syndicales de propriétaires : associations syndicales libres, AFUL et unions de syndicats. Si votre patrimoine comprend aussi une copropriété classique avec syndic, celle ci restera gérée de son côté. Le tableau de bord de la formule Union consolide en revanche plusieurs associations syndicales dans une seule vue.
- Nos appels doivent ils s’appeler appels de charges ?
- Dans une association syndicale libre, on parle d’appels de cotisation, terme repris par les statuts et par la jurisprudence relative aux associations syndicales de propriétaires. Le vocabulaire n’est pas cosmétique : il apparaît dans la mise en demeure et dans le dossier remis à l’avocat, et un document qui mélange les deux régimes prête le flanc à la contestation.
Milliema ou un logiciel de syndic de copropriété, que choisir
Ce n’est pas une question de qualité de logiciel mais de régime applicable. Une association syndicale libre n’a ni syndic, ni conseil syndical, ni annexes normalisées, et sa clé est celle de ses statuts. Un outil pensé pour la copropriété fera le calcul, mais il laissera de côté le diagnostic statutaire, c’est à dire précisément ce qui rend vos impayés recouvrables le jour où il faut agir.