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Les 25 pièces à réunir avant d’agir sur un impayé de cotisation
Un impayé de cotisation ne se perd presque jamais sur le fond. Il se perd parce qu’une pièce manque : le procès verbal qui a voté le budget appelé, la preuve d’envoi de l’appel, ou la mise en conformité des statuts jamais déclarée. Cette checklist reprend, dans l’ordre où un avocat les demandera, les vingt cinq points à vérifier avant d’engager quoi que ce soit contre un coloti.
Vous repartez avec la liste exacte des pièces à réunir, groupe par groupe, et vous savez en une soirée de bureau si votre créance tient debout.
1. Les statuts et leur publication
- Sortir du classeur les statuts déposés et relever leur date exacte de dernière modification.
- Vérifier que la mise en conformité avec l’ordonnance du 1er juillet 2004 a bien été votée en assemblée.
- Retrouver le récépissé de déclaration en préfecture de cette modification statutaire.
- Noter la référence et la date de publication de l’association au Journal officiel.
- Comparer l’objet et le périmètre écrits dans les statuts avec le lotissement réellement desservi.
2. Le plan de division et la clé de répartition
- Récupérer le plan de division et le tableau de contenance remis par le lotisseur.
- Recopier la clé de répartition avec les mots exacts des statuts, sans la reformuler.
- Vérifier que la somme des quotes parts totalise l’unité retenue, millièmes ou pourcentage.
- Lister les équipements communs et les lots réellement desservis par chacun d’eux.
- Mettre à jour la liste des colotis après les ventes intervenues depuis la dernière assemblée.
3. Le budget voté et les appels envoyés
- Extraire le procès verbal de l’assemblée ayant voté le budget de l’exercice concerné.
- Vérifier que le budget appelé correspond poste par poste au budget effectivement voté.
- Contrôler que l’appel mentionne le détail du calcul et la date d’exigibilité.
- Conserver la version PDF de chaque appel nominatif adressé au coloti concerné.
- Archiver la preuve d’envoi de l’appel, courriel horodaté ou avis de réception.
4. Le suivi du retard de paiement
- Éditer le décompte du solde du lot à la date du jour, exercice par exercice.
- Dater le premier rappel amiable et en conserver la trace écrite.
- Rédiger la mise en demeure avec le décompte et le rappel de la date d’exigibilité.
- Vérifier que la créance la plus ancienne reste dans le délai de cinq ans de l’article 2224 du code civil.
- Noter les règlements partiels et les promesses de paiement, avec leur date.
5. Le dossier remis à l’avocat
- Réunir les statuts à jour, le récépissé de déclaration et la preuve de publication.
- Joindre l’extrait du procès verbal ayant voté le budget appelé.
- Classer appels, preuves d’envoi, rappels et mise en demeure dans l’ordre chronologique.
- Ajouter le décompte final du solde et l’historique complet des règlements du lot.
- Vérifier que le coloti mis en cause était bien propriétaire du lot à la date de chaque appel.
Recevoir la checklist des 25 points
Laissez une adresse de courriel, nous vous envoyons la checklist en PDF, prête à imprimer pour une réunion de bureau. Pas de relance commerciale automatique, pas de transmission à un tiers, et un lien de désinscription dans chaque message.
Ce qui se passe ensuite
- Vous recevez la checklist en PDF dans la minute, en deux pages à imprimer.
- Une semaine plus tard, un courriel unique vous propose de faire le point sur les statuts de votre association.
- Vous pouvez à tout moment demander une démonstration menée sur vos propres lots et votre propre clé.
Les ressources gratuites pour les bureaux d’ASL et d’AFUL
Rien de tout cela ne remplace un regard sur votre lotissement. Dites nous le nombre de lots, la clé prévue par vos statuts et la date de leur dernière modification : nous répondons sous un jour ouvré avec un premier avis sur votre situation, et une démonstration menée sur vos propres chiffres.