Aller au contenu principal
Milliema
Demander une démonstration

Associations syndicales libres, AFUL, unions de syndicats

Vos appels partent avec la bonne clé, vos statuts tiennent le jour où il faut agir

Milliema est le logiciel des associations syndicales libres de lotissement. Vous saisissez une seule fois le plan de division et la clé de répartition inscrite dans vos statuts : le moteur édite les appels de cotisation nominatifs, suit les règlements lot par lot, horodate chaque relance et compare vos statuts déposés aux exigences de l’ordonnance du 1er juillet 2004.

Demander une démonstration Voir les trois formules
5 mai 2008 échéance de mise en conformité des statuts issue de l’ordonnance de 2004
5 ans délai pour agir sur une cotisation impayée, article 2224 du code civil
19 euros HT par mois pour une association jusqu’à 30 lots, voté au budget
Un homme et une femme d’une soixantaine d’années penchés sur un grand plan de lotissement déplié sur une table de salle communale

Lot 1, plan de division

Lot 2, clé de répartition

Lot 3

Le constat

Le tableur tient, jusqu’au premier coloti qui cesse de payer

Une association syndicale libre de lotissement gère un budget annuel de 5 000 à 120 000 euros : voirie, espaces verts, éclairage, portail, bassin de rétention. Elle le fait avec un bureau bénévole, sans syndic, sans comptable, et le plus souvent avec un seul fichier de calcul.

Îlot A

La clé vit dans une seule tête

La répartition inscrite dans les statuts mêle une part fixe par lot, une part variable à la surface pondérée et des sous clés propres à chaque équipement commun. Le tableur qui la traduit a été bâti par un trésorier qui a depuis quitté le lotissement.

Au premier changement de bureau, personne ne sait plus pourquoi le lot 14 supporte 3,7 pour cent de la voirie et 2,1 pour cent du bassin de rétention. Les appels partent quand même, et la contestation arrive en assemblée générale.

Îlot B

L’impayé qui devient définitif

Un coloti cesse de régler sa cotisation de 800 euros. On relance oralement, puis par courrier simple, puis on attend la prochaine assemblée. Trois exercices passent, et la dette approche du délai de prescription de cinq ans fixé par l’article 2224 du code civil.

Quand le bureau décide enfin d’agir, il manque les pièces : le procès verbal qui a voté le budget, la preuve d’envoi de l’appel, le décompte du solde. La somme finit répartie sur les autres colotis.

Îlot C

Les statuts jamais régularisés

La découverte se fait toujours au pire moment : en préparant l’assignation. Les statuts d’origine, rédigés par le lotisseur, n’ont jamais été mis en conformité avec l’ordonnance du 1er juillet 2004, et la modification n’a été ni déclarée en préfecture ni publiée au Journal officiel.

L’association découvre alors qu’elle n’est pas en état d’agir. La régularisation est possible, mais elle demande une assemblée générale, un vote et un délai que l’impayé n’attendra pas.

Les associations syndicales libres constituées avant l’entrée en vigueur du nouveau régime devaient mettre leurs statuts en conformité dans un délai de deux ans à compter de la publication du décret d’application, faute de quoi leur action en justice est exposée à l’irrecevabilité.

Ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004 relative aux associations syndicales de propriétaires, et décret n° 2006-504 du 3 mai 2006.
Gros plan sur un plan de division de lotissement avec son tableau de contenance, une règle graduée, un crayon et un dossier de statuts agrafé
Le tableau de contenance, la règle d’arpentage et le dossier de statuts : les trois pièces que Milliema reprend telles quelles.

Milliema part de vos pièces, pas d’un modèle générique

Le plan de division, le cahier des charges du lotissement et les statuts déposés sont la source unique. Rien n’est déduit, rien n’est arrondi : la clé saisie est celle que vos colotis peuvent lire dans l’acte qu’ils ont signé chez le notaire.

C’est cette fidélité qui rend l’appel de cotisation opposable et qui permet, le jour venu, de produire un décompte que personne ne discute.

La méthode

Du plan de division à l’appel de cotisation, en quatre temps

Quatre rangs, comme un tableau de contenance. Chaque rang produit une pièce datée que vous pouvez montrer en assemblée générale ou joindre à un dossier.

01

Le périmètre entre une seule fois

Numéros de lot, propriétaires, surfaces, équipements communs desservis.

Vous reportez le plan de division lot par lot : numéro, contenance, coloti, adresse de convocation. Les équipements communs sont déclarés séparément, parce qu’ils n’intéressent pas toujours l’ensemble du lotissement.

Un lot en indivision, un lot bâti par le lotisseur, une parcelle rétrocédée à la commune : chaque situation est saisie avec sa date d’effet, pour que l’historique reste lisible dix ans plus tard.

02

La clé est saisie telle qu’elle est écrite

Part fixe, part variable, sous clés par équipement, contrôle de la somme.

Vous décrivez la clé de répartition avec les mots des statuts : une part fixe identique par lot, une part variable à la surface pondérée, une sous clé voirie limitée aux lots desservis, une sous clé bassin de rétention calculée sur les surfaces imperméabilisées.

Milliema vérifie que chaque clé totalise exactement l’unité retenue, millièmes ou pourcentage, et affiche l’impact coloti par coloti avant validation. Vous voyez ce que chaque foyer paiera avant d’envoyer quoi que ce soit.

03

Le budget voté devient des appels nominatifs

Appels en PDF et par courriel, échéancier, solde par lot.

Vous saisissez le budget adopté en assemblée générale, poste par poste. Le moteur applique la clé correspondante à chaque poste et édite un appel nominatif qui détaille le calcul : montant du poste, quote part du lot, somme due, date d’exigibilité.

Les appels partent par courriel avec accusé d’envoi conservé, et restent disponibles en PDF pour les colotis qui préfèrent le courrier. Les règlements sont pointés en une opération, le solde de chaque lot se met à jour immédiatement.

04

Le retard suit un escalier horodaté

Rappel, mise en demeure, dossier de recouvrement exportable.

Passée la date d’exigibilité, Milliema propose le rappel, puis la mise en demeure avec les mentions attendues, puis la constitution du dossier de recouvrement. Chaque étape est datée et conservée, sans que le trésorier ait à tenir un cahier parallèle.

En parallèle, le diagnostic de conformité vérifie que les statuts permettent d’agir. Si une clause manque, la résolution à voter est déjà rédigée pour la prochaine assemblée générale.

Les modules

Ce que Milliema tient à la place du trésorier bénévole

Six modules, tous conçus pour le régime des associations syndicales de propriétaires, jamais pour celui de la copropriété.

Module 01

Éditeur de clés de répartition

Créez autant de clés que vos statuts en prévoient : surface pondérée, part fixe plus part variable, sous clés voirie, espaces verts, éclairage, portail, bassin de rétention.

Le contrôle de somme signale immédiatement une clé qui ne totalise pas l’unité, et la simulation d’impact montre le nouveau montant dû par chaque coloti avant que vous n’enregistriez la modification.

Module 02

Appels de cotisation et échéancier

Les appels nominatifs sont édités en PDF et envoyés par courriel, avec le détail du calcul poste par poste et la date d’exigibilité fixée par l’assemblée.

L’échéancier gère les règlements en deux ou quatre fractions, les appels de fonds exceptionnels pour travaux votés, et le solde par lot reste consultable à tout instant.

Module 03

Escalier de relance des impayés

Trois marches, toutes horodatées : rappel amiable, mise en demeure avec décompte du solde, puis dossier de recouvrement complet exportable en un seul PDF.

Le dossier réunit le procès verbal de vote du budget, l’appel, les preuves d’envoi et l’historique des règlements, dans l’ordre attendu par un avocat ou par la juridiction saisie.

Module 04

Diagnostic de conformité des statuts

Douze points de contrôle comparent vos statuts déposés aux exigences de l’ordonnance du 1er juillet 2004 et du décret du 3 mai 2006 : objet, périmètre, liste des immeubles, organes, règles de convocation, conditions de distraction.

Le rapport liste les clauses manquantes une par une et fournit le projet de résolution correspondant, prêt à joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale.

Module 05

Kit d’assemblée générale

Convocation conforme aux délais de vos statuts, ordre du jour, feuille de présence, pouvoirs nominatifs et calcul automatique du quorum selon la règle que vous avez adoptée.

Le procès verbal se rédige dans la foulée, résolution par résolution, et alimente le registre des délibérations, horodaté et exportable pour être produit à tout moment.

Module 06

Journal de mutation

À chaque vente de lot, le prorata de cotisation entre le vendeur et l’acquéreur est calculé à la date de l’acte, et la liste des colotis se met à jour sans ressaisie.

La fiche d’information destinée au notaire reprend le solde du lot, les travaux votés non encore appelés et la référence de publication de l’association au Journal officiel.

Les droits et obligations qui dérivent de la constitution de l’association sont attachés aux immeubles et les suivent en quelque main qu’ils passent : c’est ce principe, posé par l’ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004, qui rend la fiche de mutation indispensable à chaque vente.

Les effets

Ce que l’association récupère dès le premier exercice

Des heures rendues au bureau bénévole, des sommes qui rentrent au lieu d’être réparties sur les colotis restants, et un dossier prêt le jour où il faut le produire.

1 h 40

Une campagne d’appels complète

Le temps moyen constaté pour éditer et envoyer une campagne d’appels sur une association de 60 lots, contre deux soirées de tableur et de publipostage.

0 écart

Une somme de quotes parts exacte

Le contrôle de somme interdit d’enregistrer une clé qui ne totalise pas l’unité. Fini l’appel qui couvre 99,4 pour cent du budget et le trou que personne n’explique en assemblée.

5 ans

Une antériorité reconstituée

Les cotisations, les règlements et les relances sont conservés sur toute la durée utile au regard du délai de prescription, avec la trace de chaque envoi.

1 500 à 5 000

Euros de gestion externalisée évités par an

C’est la fourchette facturée par un administrateur de biens pour administrer une association syndicale libre de taille comparable, hors frais de recouvrement.

3 mois

Le délai de déclaration suivi pour vous

Après le vote d’une modification statutaire, la déclaration en préfecture ne doit pas être oubliée. Milliema en garde l’échéance et la pièce justificative une fois la formalité accomplie.

1 journée

Une assemblée générale préparée

Convocations, pouvoirs, feuille de présence, projet de budget et projets de résolution sortent d’un même jeu de données, avec les délais de convocation de vos statuts respectés.

Deux personnes marchent le long de la voirie d’un lotissement pavillonnaire français et observent un portail coulissant et un bassin de rétention enherbé
Tournée d’état des lieux : voirie, candélabres, portail coulissant et bassin de rétention, les postes qui pèsent le plus dans un budget d’association syndicale.

Chaque équipement commun a sa propre clé

La voirie ne concerne pas toujours les lots situés en tête de lotissement, le bassin de rétention se répartit souvent à la surface imperméabilisée, et le portail coulissant ne dessert parfois qu’une antenne. Milliema laisse coexister ces sous clés sans obliger le bureau à tenir six onglets.

Le suivi de rétrocession vous permet en outre de conserver, pour chaque équipement, les pièces et les dates de la procédure de transfert à la commune lorsqu’elle est engagée.

Le terrain

Des associations syndicales qui ont régularisé avant d’agir

Trois bureaux qui ont commencé par le diagnostic des statuts, puis remis les cotisations sur la bonne clé.

Nous avons découvert en préparant une mise en demeure que nos statuts dataient de 1997 et n’avaient jamais été touchés. Le diagnostic nous a sorti sept clauses manquantes et la résolution à voter. L’assemblée a régularisé en mars, la déclaration est partie en préfecture, et les 2 400 euros d’arriérés ont été réglés avant l’été.

Gilles Rouvière Président de l’ASL du Clos des Grèzes, 74 lots, Castelnau-le-Lez (Hérault)

J’ai repris la trésorerie avec un fichier de calcul que personne ne savait plus lire. La saisie du plan de division m’a pris un après midi. Depuis, les appels détaillent le calcul poste par poste et je n’ai plus une seule contestation de quote part en assemblée générale.

Martine Delavigne Trésorière de l’ASL Les Hauts de Chantemerle, 38 lots, Voiron (Isère)

Nous administrons dix sept associations syndicales et deux AFUL. Le tableau de bord commun nous montre les impayés et les statuts non régularisés sur une seule vue. Les dossiers de recouvrement partent chez l’avocat déjà constitués, ce qui nous a fait gagner une demi journée par dossier.

Karim Belaïd Gérant du cabinet Belaïd Administration, Chartres (Eure-et-Loir)
12 points de contrôle dans le diagnostic de conformité des statuts
300 lots gérés par association sans changer de formule ni de méthode
3 marches dans l’escalier de relance, du rappel au dossier de recouvrement
1 mois délai de publication au Journal officiel après déclaration en préfecture

Les formules

Un abonnement voté au budget de l’association

Trois formules selon le nombre de lots. Facturation à l’association, règlement mensuel ou annuel, sans engagement de durée et sans frais de mise en service.

Parcelle

Association syndicale libre de 15 à 30 lots, gérée par un bureau entièrement bénévole.

19 euros HT par mois

  • Plan de division et clé de répartition unique, surface pondérée ou part fixe plus part variable
  • Appels de cotisation nominatifs en PDF et par courriel, deux appels par exercice
  • Suivi des règlements et solde par lot, premier rappel d’impayé automatique
  • Diagnostic de conformité des statuts à l’ordonnance du 1er juillet 2004
  • Kit d’assemblée générale : convocation, feuille de présence, pouvoirs, calcul du quorum
  • Registre des délibérations horodaté et exportable en PDF
  • Sauvegarde quotidienne et export complet des données à tout moment
  • Assistance par courriel, réponse sous un jour ouvré
Choisir Parcelle
La plus demandée

Lotissement

ASL ou AFUL de 31 à 100 lots, avec plusieurs équipements communs à financer séparément.

39 euros HT par mois

  • Clés multiples et sous clés par équipement : voirie, espaces verts, éclairage, portail, bassin de rétention
  • Contrôle automatique de la somme des quotes parts et simulation d’impact coloti par coloti
  • Appels illimités, échéancier, appels de fonds exceptionnels pour travaux votés
  • Escalier de relance complet : rappel, mise en demeure, dossier de recouvrement horodaté
  • Diagnostic des statuts, clauses manquantes et projet de résolution prêt à voter
  • Journal de mutation, prorata vendeur et acquéreur, fiche d’information au notaire
  • Suivi de la rétrocession des équipements communs à la commune, pièces et dates
  • Assistance par courriel et par téléphone sur rendez vous, réponse sous quatre heures ouvrées
Choisir Lotissement

Union

Association de plus de 100 lots, union de syndicats, ou cabinet administrant de 5 à 30 associations.

89 euros HT par mois

  • Nombre d’associations et de lots illimité, tableau de bord commun à tout le portefeuille
  • Comptes multiples avec droits distincts pour le président, le trésorier et le collaborateur
  • Consolidation des impayés et des échéances de toutes les associations sur une seule vue
  • Modèles d’appels, de mises en demeure et de convocations personnalisés au cabinet
  • Diagnostic en série et suivi des régularisations statutaires association par association
  • Export comptable et export des dossiers de recouvrement au format attendu par l’avocat
  • Reprise de vos tableurs existants et paramétrage des clés par nos soins
  • Interlocuteur dédié, réponse sous deux heures ouvrées
Choisir Union

Les montants sont indiqués hors taxes, par association pour les formules Parcelle et Lotissement, par portefeuille pour la formule Union. Le règlement annuel permet d’inscrire une ligne unique au budget soumis au vote de l’assemblée générale. Un seul impayé de 800 euros devenu irrécouvrable coûte davantage qu’une année complète d’abonnement.

Le registre

Ce que demandent les présidents et les trésoriers

Huit questions revenues à chaque échange avec un bureau d’association syndicale libre, avec la réponse et le texte sur lequel elle s’appuie.

Milliema est il un logiciel de syndic de copropriété ?

Non. La loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas aux associations syndicales libres : il n’y a ni syndic, ni conseil syndical, ni annexes comptables normalisées. Milliema suit le régime de l’ordonnance du 1er juillet 2004 et du décret du 3 mai 2006, et il applique la clé inscrite dans vos statuts et dans votre cahier des charges, pas des tantièmes de copropriété.

Nos statuts n’ont jamais été mis en conformité depuis 2004, est ce grave ?

C’est la première chose à régler. L’ordonnance du 1er juillet 2004 imposait aux associations syndicales libres existantes de mettre leurs statuts en conformité dans les deux ans suivant la publication du décret du 3 mai 2006. Tant que la mise en conformité n’est pas faite et déclarée, l’association s’expose à voir son action jugée irrecevable, y compris pour recouvrer une cotisation. Le diagnostic de Milliema liste les clauses manquantes et prépare la résolution à voter.

Comment saisit on une clé de répartition compliquée ?

Vous décrivez la clé telle qu’elle est écrite dans les statuts : part fixe par lot, part variable à la surface pondérée, et autant de sous clés que d’équipements communs, voirie, espaces verts, éclairage, portail, bassin de rétention. Milliema contrôle que chaque clé totalise exactement l’unité retenue et affiche l’impact coloti par coloti avant que vous validiez quoi que ce soit.

Que contient le dossier de recouvrement produit par Milliema ?

Il rassemble l’extrait du procès verbal ayant voté le budget, l’appel de cotisation nominatif, la preuve d’envoi, les rappels, la mise en demeure et le décompte du solde à la date du jour, le tout horodaté et exportable en PDF. C’est le dossier que votre avocat attend pour saisir la juridiction compétente, dans la limite du délai de prescription de cinq ans de l’article 2224 du code civil.

Un lot est vendu en cours d’exercice, qui paie la cotisation ?

Les droits et obligations qui dérivent de la constitution de l’association sont attachés aux immeubles et les suivent en quelque main qu’ils passent. Le journal de mutation calcule le prorata entre le vendeur et l’acquéreur à la date de l’acte, met à jour la liste des colotis et édite la fiche d’information à remettre au notaire, avec le solde du lot et les travaux votés non encore appelés.

Qui saisit les données au départ et combien de temps cela prend il ?

Le trésorier saisit le plan de division et la clé en une seule fois, comptez deux heures pour une association de trente lots. Avec la formule Union, la reprise de vos tableurs et le paramétrage des clés sont faits par nos soins à partir des fichiers que vous nous transmettez, et vous validez le résultat lot par lot avant le premier appel.

L’abonnement peut il être payé sur le budget de l’association ?

Oui, et c’est le mode le plus courant. L’abonnement est facturé à l’association syndicale libre, avec une facture au nom de l’association portant son numéro de publication au Journal officiel si vous le souhaitez, et le règlement annuel permet d’inscrire une ligne unique au budget voté en assemblée générale.

Gérons nous plusieurs associations depuis un seul compte ?

Oui avec la formule Union, prévue pour les cabinets qui administrent de cinq à trente associations et pour les unions de syndicats. Chaque association garde ses statuts, ses clés et son registre, et le tableau de bord commun consolide les échéances, les impayés et l’avancement des régularisations statutaires.

Le Cahier des Colotis

Les derniers articles du Cahier

Le magazine de Milliema ramène chaque question de gestion courante, clé de répartition, appel de cotisation, impayé, assemblée, statuts, au texte qui la régit et au geste exact à poser.

Fiche 02 Un homme dépose une chemise cartonnée fermée par une sangle sur le comptoir en bois clair d’un guichet administratif

reglementation

Statuts d’ASL : ce que l’ordonnance de 2004 impose vraiment

Ce que l’ordonnance du 1er juillet 2004 et son décret d’application exigent réellement des statuts d’une association syndicale libre, et la sanction attachée à la mise en conformité.

9 minutes de lecture

Neuf articles composent le sommaire du Cahier des Colotis, du guide de répartition des cotisations au calendrier complet de l’année d’un bureau bénévole.

Ouvrir Le Cahier des Colotis

La prise de contact

Parlons de votre lotissement et de vos statuts

Dites nous le nombre de lots, la clé prévue par vos statuts et la date de leur dernière modification. Nous vous répondons avec un premier avis sur votre situation, pas avec une plaquette.

Nombre de lots, clé de répartition prévue par les statuts, date de la dernière modification statutaire, impayés en cours.

Vos réponses ne servent qu’à préparer l’échange. Aucune donnée n’est transmise à un tiers et aucun paiement en ligne n’est demandé sur ce site.